Effektiv och smidig dokumenthantering

Ett av de viktigaste IT-relaterade uppgifterna som ett företag har är att hålla ordning på verksamhetens olika dokument. Oavsett vad företaget arbetar med så blir det alltid massor av dokument att ta hand om, där de flesta nuförtiden är elektroniska. Förr sattes dokumenten in i ett visst antal pärmar, medan det idag handlar om lagring på helt andra sätt. Numera krävs IT-system för att sköta uppgiften och i detta fall kallas dessa för dokumenthanteringssystem. Här är förstås den främsta uppgiften att lagra alla de dokument som bolaget önskar, men det syftar också till en rad andra saker. För det första är tillgängligheten mycket viktig, på alla sätt. Man ska enkelt och utan problem kunna komma åt de dokument man behöver dygnet runt. Viktigt är också att rätt person ska kunna komma åt dokumenten, så att de inte hamnar i händerna på obehöriga. Av den anledningen ska man i ett dokumenthanteringssystem kunna sätta olika behörighetsnivåer på den information som finns lagrad.

I ett dokumenthanteringssystem kan alla typer av filer lagras, men de vanligaste är dokument som skapas i ordbehandlingsprogram, pdf-filer, kalkylblad och liknande. Ett sådant system kan dock vara så mycket mer. Det kan också vara en kommunikationskanal för de anställda på företaget, i form av en chatt eller ett forum. Systemet ska också gå att använda lika bra på både dator, surfplatta och mobiltelefon vilket underlättar för de som befinner sig på resa. Något man absolut inte får glömma när man har ett dokumenthanteringssystem är att använda sig av en tillförlitlig backup av den information som lagras. På så sätt kan man enkelt återställa all information vid en eventuell serverkrasch, eller om det blir något annat fel.